Eine Aufgabenstellung kann und sollte in der Regel als Projekt betrachtet werden, sofern das zu lösende Problem relativ komplex erscheint, der Lösungsweg zunächst unbekannt ist, aber bereits eine Zielrichtung und ein Zeitrahmen vorliegen, und/oder bereichs-/fachübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist.

Die Komplexität des Problems liegt beispielsweise darin, dass

* es eine Vielzahl von Lösungswegen gibt, deren Erfolg zu Projektbeginn unbekannt ist
* das Ziel bei genauer Analyse widersprüchliche Teilziele enthält (Zielkonflikte)
* die involvierten und zusammen arbeitenden Organisationen oder Instanzen verschiedenen Sachlogiken gehorchen
* die einzelnen Maßnahmen zur Zielerreichung vielfältig ineinander greifen.

Meistens spielen alle diese Faktoren zusammen.

Organisationen, die regelmäßig ähnliche Projekte durchführen, sollten bestrebt sein, diese zu Produkten weiterzuentwickeln. Dies wird selten uneingeschränkt möglich sein. Jedoch ist eine Standardisierung des Vorgehens, die den Lerneffekt aus vorangegangenen Projekten wieder in neue Projekte einfließen lässt, ein Vorteil gegenüber einer ständigen „Neuerfindung des Rades“. Diese Standardisierung äußert sich in der Regel in definierten Prozessen, in denen neue Projekte angegangen werden, sowie in vorhandenen Schablonen für Dokumentationen etc., die zwar ggf. projektspezifisch angepasst werden, jedoch bereits die Punkte enthalten, die – aus Erfahrung – nicht vergessen werden sollten.

Ebenfalls nicht konform im Sinne der zeitlichen Begrenztheit, jedoch im Sinne der thematisch/organisatorischen Abgrenzung vom „Normalfall“, also mit der Bedeutung, dass es „etwas Besonderes“ sei, wird die Bezeichnung Projekt auch verwendet, um

* alternative Lebensweisen, karitative Einrichtungen oder gemeinnützige Organisationen etc. zu beschreiben. Z. B.: „Wohnprojekt“ oder „Arbeitslosenprojekt“. Die in diesen Bereichen häufig vorzufindende sog. Projektfinanzierung der öffentlichen Hand für begrenzte, allerdings immer wieder neu zu beantragende Vorhaben hat diese Namenskonvention wohl begünstigt (z. B. für sog. ständige Projekte sozialer Einrichtungen).
* einen noch nicht abgeschlossenen Prozess der Entwicklung zu benennen.
* etwas Neues im Bereich Kunst zu bezeichnen. So bezeichnen sich viele junge Musikgruppen als „Projekt“ (wegen eines höheren Aufmerksamkeitseffekts und mit der Nebenbedeutung, diese Bezeichnung fallenzulassen, wenn man sich für etabliert hält). Sprachwörterbücher (z. B. Duden) definieren Projekte eher in diesem allgemeineren Sinn als Planung, Unternehmung, Entwurf oder Vorhaben.